【動画】作りながら学ぶ初めてのエクセル(売上管理表編) #21 ドロップダウンで選択肢リストから入力できるようにする。データの入力規則

この動画では、このような選択肢以外の情報は入力できないように、ドロップダウンを作る方法について紹介していきます。このような、選択肢を表示するメニューのことをドロップダウンといいます。

選択肢を設けることで入力する人が入力しやすくなるメリットと、管理する側も望まない入力を避けることができるようになります。

それでは早速設定していきましょう。

まず、制限をかけるセルを選択します。そして、上のデータタブから、データ入力規則の上半分のロゴ部分をクリックします。するとデータの入力規則メニューが開くので、設定タブに設定項目を入力していきます。

入力値の種類はリストを選択します。

空白を無視するはとある条件の時のみ機能するので、今回どちらでも大丈夫です。

ドロップダウン リストから選択するにチェックが入ってることを確認します。

元の値に選択肢を入力します。今回はA半角カンマBと入力します。このように選択肢は半角カンマで区切ります。

最後にOKをクリックすると、このようドロップダウンメニューから選択できるようになりました。選択肢以外の例えばCを入れるとこのようにエラーが出ます。

ここで、完成でも良いのですが、少し応用を紹介します。このようにシート上にリストを用意して、このリストを参照して、選択肢を設定する方法を紹介します。

Ctrl+Zで元に戻します。

ドロップダウンが消えたことを確認したら、まず商品リストを作ります。

そして先ほどと同じように、ドロップダウンを設定するセルを選択し、データタブからデータの入力規則をクリックします。入力値の種類はリストを選択します。ここの元の値はセルを参照することもできます。この四角の中をクリックしてカーソルを入れたら、参照したいセルをドラッグします。すると、セルが入力されました。間にドルマークが入ってて分かりにくいですが、L2:L3が選択されています。エクセルにおいてドルマークは絶対参照を表す記号なんですが、絶対参照については別の動画で紹介したいと思います。

参照先は現在存在してるリストのみでも良いですが、今後、商品が増えた際に、シート上に商品名を追加したら自動で、選択肢が増えるようにするために、少し余分に参照しておくと便利です。

元の値欄を一度削除して、セルを少し余分に選択して、OKをクリックします。商品リストにCを追加すると、このようにCも選択できるようになりました。

ここで、Ctrl+Sキーを押し、上書き保存をしておきましょう。

今回は、ドロップダウンで選択肢を作り、その選択肢以外の入力を排除する方法について紹介しました。

次の動画では、この商品リストを別のシートに移して、別のシートのセルを参照する方法について紹介していきます。