【動画】作りながら学ぶ初めてのエクセル(売上管理表編) #6 Excelファイルを保存する方法。名前を付けて保存と上書き保存の違い

この動画ではエクセルファイルを保存する方法ついて紹介します。

もし、動画の途中で分からないことや質問などあれば、気軽にコメントしてください。

エクセルを作成する中で、一旦エクセルアプリを落としたり、パソコンの電源を切りたい時があると思います。その後、作成したファイルを途中から再開するためには、エクセルファイルを保存しておく必要があります。

エクセルファイルを保存せず、エクセルアプリを落としたり、パソコンの電源を切ると、作成中のデータが消えてしまいます。

意図しなくとも、間違えてエクセルアプリを落としてしまったり、パソコンのバグで落ちることもありますので、定期的に保存しながら作成していくことをお勧めします。

それではエクセルファイルを保存する方法について紹介していきます。

まずExcel画面の左上にある”ファイル”とかかれているところをクリックします。するとファイルの操作メニューが表示されます。保存メニューには”上書き保存”と”名前を付けて保存”があります。今回は新しく作ったExcelデータを保存するので、”名前を付けて保存”を実行します。”名前を付けて保存”することでパソコン上の好きなところに、好きな名前でExcelデータを保存することが出来ます。”上書き保存”については後ほど紹介します。

”名前を付けて保存”をクリックしたら、保存先を選択するメニューが表示されます。保存先は任意の場所で構いませんが、今回は「デスクトップ」に保存する例を紹介します。デスクトップに保存すると、パソコンを立ち上げた時に最初に出る、この画面に表示されるようになります。

保存先を選択するメニューでは、右側にはよく使う保存先が表示されます。ここに保存したい保存先が表示されている場合は、それをクリックします。表示されていない場合は左側の”参照”をクリックし、保存したい保存先を選択します。

今回は「デスクトップ」に保存したいですが、右側に「デスクトップ」は無いので、”参照”をクリックします。”参照”では、まず保存したい保存先のフォルダを開きます。左側にあるデスクトップをクリックするとデスクトップフォルダが開きます。

次に下にある「ファイル名」の欄に保存したいファイル名を入力します。今回は”売上管理表”というファイル名にしたいので、ファイル名の欄に”売上管理表”と入力し、そのまま右下の保存ボタンをクリックすれば、保存は完了です。

実際に保存されているか確認してみます。Excel画面の右上にある、横棒ボタンをクリックすると、Excel画面が非表示になりデスクトップ画面が表示されます。デスクトップに”売上管理表”というファイルが表示されていれば、保存されていることが分かります。

このように横棒ボタンをクリックして画面が非表示になった状態のことを「最小化」と言います。「最小化」は、アプリを落とさず非表示にしたい場合に使います。最小化されたアプリを再表示するには、下にあるタスクバーと呼ばれるバーの中からそのアプリをクリックします。

次に、上書き保存について解説します。上書き保存は1度保存したファイルに対して、上書きして保存したい場合に使用します。逆に上書きせず別のファイルとして保存しておきたい場合は”名前を付けて保存”を使用します。

一般的には”上書き保存”することが多いですが、ファイルごとにバージョン管理したい場合などは名前を付けて保存を使用します。

”名前を付けて保存”はキーボードの「F12」キーを押すことでも実行できます。パソコンの設定によっては左下にある「Fn」と書かれたキーを押しながら「F12」キーを押す場合もあります。

このように素早く機能を実行できるキーボードのボタンのことをショートカットキーと言います。ショートカットキーを使うことによって、作業が早くなります。

“上書き保存”のショートカットキーは、左下にある「Ctrl」キーを押しながら「S」キーを押します。

万が一パソコンやExcelにエラーが起きてファイルが消えるのを防ぐために、普段からCtrl+Sボタンでこまめに保存する癖をつけておくと安心です。

また、今回は名前を付けて保存と、上書き保存の違いを解説するために、それぞれのやり方を紹介しましたが、新しくExcelファイルを作り、保存したことの無いExcelデータで上書き保存をしようとすると、自動的に名前を付けて保存メニューが表示されますので、初めて保存する場合も、上書き保存する場合もCtrl+Sで保存するということだけ覚えておけば大丈夫です。

この動画はここまでです。

次の動画ではExcelファイルを閉じる方法と開く方法について紹介します。

もし「Excelでこんな表を作りたい」などのリクエストがあればコメント欄に書き込んでみてください。

また動画のまとめを概要欄に載せてますので、チェックしてみてください。