はじめに

この動画では、チームの生産性を上げるために導入するべきITツールを紹介します。

trello

trelloはタスク管理ツールです。

タスクとは、しなければならない仕事のことで、タスク管理とは、しなければならない仕事が漏れなく円滑にこなせるように管理することです。

• 未着手
• 進行中
• 完了

trelloでは、タスクを書いたカードを、このようにカードを移動していくことで、進捗を管理することができます。

カードを貼り付けるリストは自由に追加したり、削除することができますし、リスト名も自由に変更することができるので、

• 業務フローごとに分けたり
• 担当ごとに分けたりして、

使いやすいようにカスタマイズすることができます。

ボードは複数、作成することができるので

• 部署ごとに分けたり
• プロジェクトごとに分けたり

することもできます。

また、trelloはクラウドツールなので、チームで同じボードを使えば、チームのタスクを1か所で管理することができます。

クラウドツールの意味については、他の動画で紹介しているので、クラウドツールが何なのか分からない方は、参考にしてみてください。

他にも

• タスクの担当を割当てる機能や
• カード内にチェックリストを作成する機能
• 期限を設定する機能
• ファイルを添付する機能

などもあるので、会社の業務内容に合わせて活用してみてください。

Trelloはパソコンだけでなく、スマートフォンでも使うことができます。

チームのタスク管理ツールは他にも存在しますが、付箋に見立てたデザインが親しみやすくて使いやすいのでtrelloが一番おすすめです。

LINE WORKS

LINE WORKSはあのLINEのビジネス版アプリです。

機能は通常のLINEとほぼ同じなので、プライベートと分けて、仕事用のアカウントを持つことが出来るというイメージでほとんど間違いないです。

スマートフォンはもちろんパソコンでも使うことができます。

成果を出している企業の、情報のやりとりはメールからチャットサービスに移り変わり初めています。

※世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか　グーグルの個人・チームで成果を上げる方法

メールよりチャットの方が優れている点は

• 毎回、書き出し・冒頭挨拶を書く必要が無く、気軽に送信できて、スピード感があがること
• 複数人でのやり取りを見返すときに誰が何を言ってるかが分かりやすいこと
• ドラッグ&ドロップするだけで、気軽に添付ファイルを送信できること

などがあげられます。

チャットツールは他にもChatworkやSlackが存在しますが、なんといっても普段使っているとLINEとほとんど使い勝手が同じなので、使い方を覚えるのに時間がかからないという点から、LINE WORKSをおすすめしています。

G Suite

G SuiteはGoogleからリリースされている、ビジネスツールの総称です。

マイクロソフトが、メールツールのアウトルックや文書作成ツールのワード、表計算ツールのエクセル、スライド作成ツールのパワーポイントなどのビジネスツールを開発しているように、Googleもビジネスツールを開発しています。

Googleのビジネスツールは

メールツールであれば、Gmail

文書作成ツールであれば、グーグルドキュメント

表計算ツールであれば、グーグルスプレッドシート

スライド作成ツールであれば、グーグルスライド

と呼ばれています。

Microsoftが開発したビジネスツールの総称をマイクロソフトオフィスと言うように、Googleが開発したビジネスツールの総称をG Suiteと言います。

G Suiteがマイクロソフトオフィスより優れている点は、クラウドに特化しているという点にあります。

例えば、メールツールであれば、パソコンでフォルダ分けしたメールはスマートフォンでも同期されるので、全く同じフォルダ分けをした状態でメールを閲覧することができます。

また、メールの下書きは自動で保存され、同期されるので、パソコンで途中まで書いたメールを外出先からスマートフォンで編集して送信するといったこともできます。送信履歴もパソコンとスマートフォンで同期されます。

更に、メールのデータはクラウドコンピュータに保存されているので、パソコンやスマートフォンが壊れても、メールは消失せずに済みます。

Gmailは迷惑メールのフィルタも優秀なので、大量に一斉送信される迷惑メールやウィルスを含む危険なメールは自動的に排除することができ、セキュリティ面でも安心です。

文書作成ソフトや表計算ソフト、スライド作成ソフトであれば、パソコンやスマートフォンで同期できることに加えて、他の人と共有、また同時編集することもできるので、

• データを請求して、送信して、といった手間も省いたり、
• 役割分担して、1つの文書やプレゼンテーションを作成することができます。

また、これらも自動保存されてバックアップとして保存されるので、誤ってデータを消してしまった場合も、簡単に元に戻すことができます。自動保存機能は保存のし忘れや、パソコンが落ちたときなどに、作成したデータが消えるといった可能性を防いでくれるので、一度使ってみると非常に頼りになる機能です。

ワードやエクセルとは互換性があるので、今まで使ってきたファイルもほとんどそのままG Suiteで使うことができますし、使い勝手もほとんど同じなので、「乗り換えるのは面倒」という方や「新しいツールを覚えるの大変」という方でも安心です。

G Suiteはこれらのツール以外にも、

• スケジュールを管理・共有できるカレンダーツールや
• ファイルやデータをクラウドコンピュータに保存することができるクラウドストレージツールなどがあるので

是非導入を検討してみてください。

G Suiteは紹介制度を使えば、20%OFFで使うことができます。紹介制度の使い方については動画説明欄に記載しておきますので、そちらを確認してください。

kintone

kintoneとはサイボウズ社が提供する、クラウドデータベースシステムです。

データベースというのは、情報を項目ごとに分けて管理することで、情報を扱いやすくする仕組みです。

例えば、従業員の情報の管理をする際に、項目ごとに分けて管理することで

• 各項目を埋めるだけで、漏れなく情報を集めることができたり
• 氏名で検索したり
• 性別で絞り込んだり
• 生年月日で並び替えたりすることができるという

メリットがあります。

kintoneを使えば、ドラッグ&ドロップで簡単にデータベースを作成することができるので、

• 顧客・クライアント一覧をデータベース化したり、
• 問い合わせ管理情報をデータベース化したり、
• 日報をデータベース化したりして、

自社の業種や業務に合わせて、データベース化していくことができます。

データベースをどのように作成すれば良いか分からないという方のためにも、職種内容や職種、業種ごとのテンプレートが豊富に用意されているので、安心です。

またkintoneもクラウドツールなのでkintone上で業務を行うようにすれば、常に情報がチームと共有された状態にすることができます。

集計表やグラフも簡単に作成できるので、情報を視覚的に把握することができます。

先程紹介したG SuiteのGoogleスプレッドシートでもデータベースシステムのような使い方をすることはできますが、それぞれメリット・デメリットがあります。

ここでは、5つの項目について、比較して紹介します。

まず、kintoneの方が優れた点について紹介します。

1つ目はデータ一覧の表示の違いです。

データを一覧表示した際に、Googleスプレッドシートの場合は、全てのデータを開きますが、kintoneの場合は表示するデータの件数を指定することができます。

データ量が少なければ、全てのデータを開いても良いのですが、データ量が多い際に全てのデータを開いてしまうと、開くのに時間がかかったり、モバイル通信であれば通信制限がかかる可能性を上げてしまいます。また、スペックの低いパソコンやスマートフォンであれば、ブラウザやアプリが落ちて、データを見ることができない可能性もあります。

そこで、kintoneであればデータを表示する件数や項目を設定できるので、データベースに膨大なデータが蓄積されていても、データ一覧のページを素早く開くことができますし、通信制限がかかる可能性や、ブラウザやアプリが落ちる可能性を減らすことができるので安心です。

2つ目は、編集画面の有無です。

グーグルスプレッドシートは、そもそもデータベースシステムではなく、表計算ツールなので、データが全て表示された画面から各データを編集することができます。つまり、各項目は横１行に並べることしかできないです。

kintoneの場合は、編集画面が存在するので、1つのデータを表示して、各項目を編集することができます。kintoneは各項目の位置を自由にカスタマイズできるのが特徴です。

3つ目は、フォームから画像などの添付ファイルを組織外から送信することの可否です。

グーグルスプレッドシートやkintoneは、このようなフォームとデータベースを連携して、フォームから送信したデータをデータベースに入れることができます。

このようなフォームを用意することで、会社などの組織外からもデータを入力することができます。

そこでグーグルスプレッドシートへの送信フォームでは画像などの添付ファイルを設定することができないですが、kintoneであれば添付ファイルを送信することができます。

次に、kintoneよりグーグルスプレッドシートの方が優れた点について紹介します。

1つ目は、計算や関数の得手不得手です。

グーグルスプレッドシートは計算や関数を扱うのが得意ですが、kintoneは苦手です。kintoneでも計算や関数が扱えないわけでは無いんですが、複雑な計算ができなかったり、扱える関数が少なかったり注意が必要です。

2つ目は、自動保存機能の有無です。

グーグルスプレッドシートは編集するたびにデータが自動で保存されバックアップも残るので、保存ボタンを押す必要が無く、誤ってデータを消してしまった場合も、簡単に元に戻すことができます。

kintoneの場合は自動保存はされないので、保存する際は保存ボタンをクリックする必要があります。また、バックアップを取るには、別途拡張料金がかかります。

以上が、グーグルスプレッドシートとkintoneのそれぞれのメリットとデメリットです。

補足でエクセルとも比較するとこのようになります。メリットとデメリットを把握して使い分けてみてください。

	Excel	Google スプレッドシート	kintone
データの一覧表示	全てのデータを表示する	全てのデータを表示する	表示する件数や項目を設定できる
編集画面の有無	無し。配置は横1行	無し。配置は横1行	有り。配置はカスタマイズできる
フォームで画像などの添付ファイルを会社などの組織外から送信	組織外からフォーム送信に適さない	不可	可
計算・関数	◎	◎	△
自動保存・バックアップ	されない	される	自動保存はされないバックアップは別途料金がかかる
クラウド	クラウドではない	クラウド	クラウド

クラウドサイン

クラウドサインはオンライン上で電子契約を締結することができるツールです。

オンライン上で電子契約を締結することで、

• 契約書を印刷したり
• 綴じたりする手間やコストを

カットすることができます

また、契約情報はデータで保管されるので、

• 保管スペースが不要になったり
• 契約書を検索で素早く見つけることができる

といったメリットもあります。

電子契約だと心配だという方も多いですが、運営会社は弁護士ドットコムという弁護士に特化したポータルサイトを運営している会社ということもあり、弁護士による監修のもとに開発されているため、比較的安心して使うことができます。

ただし、日本では電子契約が証拠として提出され有効性が争われた裁判はは今のところ無いようです。

業種や業態、契約先が法人か個人かなどを踏まえながら導入を検討してみてください。

類似ツールでDocuSignというものがありますが、日本語対応や情報が十分でないことから除外しました。

値段はクラウドサインより安いので日本語対応が進めば検討してみても良いかもしれません。

Zoom

Zoomは無料で使えるビデオ通話ツールです。

数あるビデオ通話ツールの中でもZoomが選ばれる大きな理由に、Zoomアカウントを持っていない人でもビデオ通話に参加できるという点があげられます。

ビデオ通話で行う、オンラインでの営業や、求職者面接において、ビデオ通話用のアカウントを持っていない先方に対してアカウントを取得してもらうことは、歩留まりを発生させ、企業にとって機会損失になります。

Zoomであれば先方がアカウントを持っていなくても、ミーティングルームを作成し、そのミーティングルームのURLを送り、そのURLにアクセスしてもらうだけでビデオ通話に参加してもらうことが出来ます。

パワーポイントなどのスライドも共有することもできるので、スライドを見せながらプレゼンをすることも可能です。

テレワークでは社内のコミュニケーションが不足しがちなので、オンラインランチやオンライン飲み会などを導入するのも良いかもしれません。

業務中は常に繋ぎっぱなしという企業もあるようです。

Zoomは他にも

• 録画機能や
• 視覚的に情報を伝えることが出来るホワイトボード機能
• 壁紙を設定して背景を隠すことが出来るバーチャル背景機能
• 肌を綺麗に見せる美肌効果機能

などがあるので、シチュエーションに合わせて活用してみてください。

Chrome リモートデスクトップ

Chromeリモートデスクトップは、離れた相手のパソコンを操作することができるツールです。

先ほど紹介したビデオ会議ツールは画面を共有することは出来ますが、相手のPCを操作することは出来ません。

複雑な操作だったり、バグが発生してシステム担当者が手探りで解決しなければならない場合は、直接相手のPCを操作出来た方が便利です。

そんな時はChrome デスクトップ コントロールで、遠隔操作をしましょう

F-Chair+

F-Chair+は従業員が「着席する」「退席する」ボタンをクリックすることで勤怠時間を記録することができるツールです。

勤務時間中は定期的にPC画面のスクリーンショットが撮影されるので、「いつ」「なんの仕事をしているか」を記録し、管理することができます。

またリモートワークは従業員の働きすぎにも注意する必要があります。

F-Chair+には退席中はパソコンを操作できないようにすることで働きすぎを抑制する、隠れ勤務防止機能が搭載されています。

リモートワークの従業員の「勤務時間を管理したい」という企業や「業務がしっかり行われているか不安」といった企業におすすめのツールです。

Remotty

Remottyはチャット機能やテレビ会議機能、勤怠時間管理機能などリモートワークで必要な機能がオールインワン化されたシステムです。

テレワークで失われがちな「人がいる存在感」「挨拶」「周囲の声」「相談」「雑談」といった、コミュニケーションを促進させる工夫が豊富に搭載されていて、まるでオフィスに出社しているかのような感覚になるように設計されています。

本格的にテレワークを導入したい企業におすすめのツールです。

最後に

以上がチームの生産性を上げるために導入するべきITツールでした。

是非、自社の目的や課題に合わせて導入を検討してみてください。