【動画】作りながら学ぶ初めてのエクセル(売上管理表編) #12 関数とは？SUM関数を使って、売上の合計を自動で計算する

この動画ではSUM関数というのを使って売上の総合計を算出する方法について紹介します。

もし、動画の途中で分からないことや質問などあれば、気軽にコメントしてください。

一度、完成系を確認してみましょう。今回は右側にある表のH4に売上の総合計を表示します。

まずは表の項目を入力していきます。

項目が入力し終わったらH4セルに売上の総合計を入力していきます。

まずは以前の動画で紹介したセルを参照した計算式で算出してみましょう。

「=E2+E3+E4+E5」で算出出来ます。

2ーー

しかしこの方法には2つ問題があります。

1つ目は、元となる売上のデータが多すぎると手間と時間がかかりすぎることです。今回はデータが4行しかありませんが、このように膨大なデータが存在した場合、1つ1つのセルを選択するのは大変です。

2つ目は、データが追加された時に再度、計算式を作り直さないといけないことです。例えばこの状態でデータが追加されても売上の総合計は自動的に再計算されませんので、再度計算式をこのように付け足す必要があります。データが追加される度に計算式を作り直していたら効率が悪く、ミスも発生する可能性が高まります。

3ーー

そこで「このセルからこのセルまでの数字を足す」というように、範囲を指定して数字を足すことが出来る機能がSUM関数です。

SUM関数で「E2セルからE5セルまでの数字を足す」ということを実現するには、セルに

=SUM(E2:E5)

と入力します。

この時、「=」「SUM」「括弧」「セルの番地」「コロン」は全て半角で入力するように気をつけてください。全角で入力した場合は正しく機能しません。

入力出来たら、Enterで確定すると、E2セルからE5セルまでの数字の合計が表示されます。

以前の動画で紹介した計算式の時と同様、セルの番地はマウスでも入力することが出来ます。=SUM(と入力した後、E2セルからE5までドラッグすることで、E2:E5と入力されます。

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このようにSUM関数を利用することで、1つ1つのセルを参照して計算するという手間は無くなりましたが、「データが追加された時に毎回、計算式を作り直さないといけない」という問題が解決していません。新しく売上データが追加されても自動で総売上が再計算されるようにする必要があります。

そのためにはSUM関数で「このセルからこのセルまでの数字を足す」という設定ではなく「この列の全てのセルの数字を足す」という設定をする必要があります。つまり今回の場合「E2セルからE5までのセルの数字を足す」ではなく「E列の全てのセルの数字を足す」という設定をします。SUM関数を使って書くとこのようになります。

=SUM(E:E)

その列の全てを指定したい場合は「列の名前:列の名前」と入力します。列を指定する場合もマウスポインタで入力することができます。=SUM(と入力した後、列番号のEにマウスポインタを合わせ、クリックすると、E:Eと入力されます。そのまま、かっこ閉じを入力し、Enterを押すと入力完了です。

新たに売上情報を入力してみて、売上合計が自動で再計算されたら正解です。

ここでCtrl+Sキーを押し、上書き保存をしておきます。

5ーー

Excelには今回使用したSUM関数のような自動で処理をしてくれる機能が400種類以上用意されています。このような機能のことをまとめて関数と言います。

関数には、
指定した範囲の数字の平均を求めるAVERAGE関数、
指定した範囲の数字の最大値を求めるMAX関数
などがあります。

6ーー

このように関数の入力方法は「=関数名()」と型が決まっており、括弧の中に入力する情報のことを引数と言います。

引数には処理したい数字やセルの番地を入力します。

つまり引数には「何を？」処理するかを入力し、関数名には「どうする？」かを入力します。

7ーー

先ほど関数は400種類以上あると言いましたが、通常の業務ではそのほとんどを使いません。また、関数はインターネットで検索すれば解説サイトが豊富にありますので、覚える必要はありません。都度必要な関数を調べることで少しずつ覚えて上達していきます。

この動画はここまでです。

次の動画ではSUMIF関数という関数を使って担当ごとの売上を算出する方法について紹介します。

もし「Excelでこんな表を作りたい」などのリクエストがあればコメント欄に書き込んでみてください。

また動画のまとめを概要欄に載せてますので、チェックしてみてください。