この動画ではエクセルでやってはいけないこと7つと逆に守るべきポイントを3つ紹介します。

やってはいけない理由と代替案についても紹介しますので、是非参考にしてみてください。

1. 頻繁に確認するセルの行や列を非表示にしてはいけない

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頻繁に確認するセルの行や列を非表示にするのはやめましょう。

このように、非表示にした行や列を再表示するには、その行や列を選択した状態で右クリックを押してして、再表示をクリックします。そして、また非表示にする際は非表示にしたい行や列を選択して、右クリックで非表示にします。頻繁に確認するセルの行や列で毎回この作業を行うのは大変効率が悪いです。

頻繁に確認するセルの行や列は、グループ化という機能を使います。グループ化を使うと、このようにワンクリックで非表示と再表示を切り替えられるようになります。

グループ化を設定するには、グループ化したい行や列を選択した状態で、上のデータタブからグループ化をクリックします。すると、このようにワンクリックで非表示と再表示を切り替えられるようになりました。

グループ化を解除したい場合は、解除したい行や列を選択した状態で、上のデータタブからグループ解除をクリックすることで、解除することができます。

2. 先頭行や先頭列に意味のない空白をつくってはいけない

先頭行や先頭列に意味のない空白をつくるのはやめましょう。

理由は、項目が多いデータを扱った際に無駄な空白があると、このように情報が画面からはみ出してしまい、使いにくくなってしまうからです。行も同様に、なるべく空白が無い方が多くの情報を一度に確認できるので、スクロールする手間が少なくてすみます。

特に横スクロールは、一般的なマウスのスクロールホイールでは横スクロールができないため面倒です。

ここで気を付けたいのは、エクセルファイルは、他の人が扱ったり、他のパソコンでも開く可能性があることです。

例えば小さい文字を読めない人は表示サイズを大きくしてエクセルファイルを使います。例えばこのように100%表示では画面に収まっていても、サイズを大きくすると画面に収まらなくなってしまいます。

また、自分が使っているパソコンのモニタより小さいモニタサイズのパソコンでエクセルファイルを開くこともあります。

よって、このような表は自分のパソコン画面で情報が収まっていれば良いというわけではなく、出来る限り空白行や空白列は避けコンパクトに作成することが重要です。

列名の境目をダブルクリックして、各列幅を調整することも忘れないようにしましょう。

3. むやみに罫線を引いてはいけない

むやみに罫線を引くのはやめましょう。

罫線というのは、セルの枠線のことです。

罫線を引いたシートで、コピペやオートフィル機能を使うと、知らず知らずのうちに罫線のレイアウトが崩れることがよく起こります。

レイアウトが崩れる度に罫線を訂正するのは時間がかかってしまいます。また、最近は罫線を引いた方が見にくいという考え方が浸透しつつあるので、むやみに罫線を引くのは控えましょう。

代替案として、テーブルを設定することをおすすめします。

表にテーブルを設定すると、自動的にこのような縞々のデザインになります。簡単にデザインを変更することもできます。

他にもデータを並び替えたり、絞り込んだりもできるので、是非テーブル機能は少しでも使えるようにしておきましょう。

テーブルを設定するには、テーブルを、設定したい表を選択して、Ctrlキーを押しながらTを押します。するとテーブルの設定メニューが表示されるので、まずはテーブルを設定したい範囲を選択します。基本的には自動で選択されますが、正しく選択されていない場合は、選択したい表の端をクリックして選択したら、対角側の端をShiftキーを押しながらクリックして、その表を選択します。正しく選択されたら、先頭行は見出しなので、先頭行を見出しとして設定するにチェックが入ってることを確認して、OKをクリックすると、テーブルを設定することができます。

テーブルを解除したい場合は、解除したいテーブルを選択した状態で、テーブルデザインタブから範囲に変換をクリックすることで解除することができます。

4. むやみにセルを結合してはいけない

例えばこのような、縦にデータが並んでいる表で、カテゴリごとや区分ごとにセルの結合をするのはやめましょう。

理由は大きく2つです。

1つは先ほどのテーブルが設定できないことと、データの並び替えや絞り込みができないことです。このような縦にデータが並んでいる表は、データを並び替えたり、絞り込んだりしたい時があります。ですが、セルが結合されていると並び替えたり、絞り込んだりすることができなくなってしまいます。

2つ目集計を簡単に作成することができるピボットテーブルの機能が使えなくなることです。このような縦にデータが並んでいる表は、集計表を作成したい時があります。そこで、ピボットテーブルという機能を使うと簡単にこのような集計表を作成することが出来るのですが、セルが結合されていると、このピボットテーブル機能が使えなくなってしまいます。

このような表を作成する場合は、結合せずに、全ての列のセルにカテゴリや区分の情報を入れます。

このように作成した表であればテーブルを設定して、絞り込みや並び替えができますし、ピボットテーブルを使って簡単に集計表を作成することができます。

プレゼンなどで表を見せる場合は結合することもありますが、データとして、計算したり処理したりする表は、むやみに結合しないように気を付けましょう。

5. 円グラフを3Dで作成してはいけない

円グラフを3Dで作成するのはやめましょう。

これは、各社の売上のシェアを表したグラフです。青色の当社と灰色のC社、どちらがシェアが大きく見えますか？ほとんど同じに見えますが、実際は当社のシェアの方が7%多いです。

このように円グラフを3Dで作成してしまうと、遠近法により情報が正確に伝わらなくなってしまいます。

円グラフを作成する際は、2Dのグラフを作成するようにしましょう。

6. スペースキーで空白を入れてはいけない

セル内に空白を入れる際に、スペースキーで空白を入れるのはやめましょう。

エクセルでセル内に空白を入れるパターンは大きく2つあります。

1つはこのように字下げしたい時と

もう1つはこのようにセルの横幅に合わせて、情報の幅を拡げたい時です

字下げしたい時に、スペースキーで空白を入れるデメリットは、セル内の情報に空白が入ってしまうので、参照した際などに、空白が入っていることを考慮する必要がでてくることと、このように1つずつ空白を入れる必要があることです。

※厳密には、素早く一括で空白を入力方法もあります

セルの横幅に合わせて、空白を入れて、情報の幅を拡げたい時にスペースキーで空白を入れた際のデメリットも、先ほどと同様、セル内の情報に空白が入ってしまうので、参照した際などに、空白が入っていることを考慮する必要がでてくることと、思い通りに幅が調整できないことがあげられます。

まず、字下げしたい時は、インデント機能を使います。字下げしたいセルを選択した状態で、上のホームタブから配置グループのこの2つのアイコンで、字下げしたり、字下げを元に戻すことができます。

インデント機能で、字下げすることで、実際には空白は入っていないけども、見た目上は空白が入っている状態にすることができます。

セルの横幅に合わせて、文字を拡げたい時は、設定したいセルを選択した状態で、Ctrlキーを押しながら1を押します。すると、セルの書式設定メニューが表示されます。配置のタブから横位置の項目から、均等割り付け(インデント)を選択します。選択できたらOKをクリックすると、このようにセルの横幅に合わせて、空白を入れて、情報の幅を拡げることができました。

7. 選択肢を図形で囲んではいけない

このように選択肢がある項目で、図形を使って選択を表すのはやめましょう。

理由は3つです。

1つは図形を動かすのに手間と時間がかかることです。

2つ目は、図形で囲んだ情報を集計できないことです。例えばこのような名簿の表であれば、このように性別ごとの人数を算出したかったり、男女比を算出したい時があります。関数やピボットテーブル機能を使えば、簡単に集計することができますが、選択肢が図形で囲んでいる情報ではカウントすることが出来ないので、集計することができません。

3つ目は、互換性の問題です。自分の画面上では、正しく囲われている図形も、他のPCや環境ではずれてしまう可能性があります。

以上の3点から、選択肢を図形で囲むのはやめましょう。

代替案として、データの入力規則機能というものがあります。データの入力規則機能は本来、データの入力に制限をかけるものですが、このように選択肢リストから入力できるようにする機能もあります。

データの入力規則を設定するには、まず設定したいセルを選択します。

列名をクリックして列の全てを選択したら、Ctrlキーを押しながら項目名をクリックして、項目名のみ選択を解除します。

データの入力規則を設定したいセルを選択できたら、上のデータタブからデータの入力規則のアイコンをクリックします。

するとデータの入力規則の設定画面が表示されるので、設定タブから、入力値の種類をリストに設定します。

元の値には、選択肢をカンマで区切って入力します。ここでは、男カンマ女となります。

ドロップダウンリストから選択するにチェックが入っていると、このように選択肢から入力できるようになるので、チェックを入れておきます。設定できたら、OKをクリックします。

すると、このように選択肢から入力できるようになりました。選択肢以外を入力しようとすると、このようにエラーが出て入力ができないように制限もかかっています。このように意図しない情報は入力できないように制限をかけることで、集計ミスも無くなります。

データの入力規則で、リストを設定したセルを選択した状態で、Altキーを押しながら下キーを押すことでも選択肢を表示することができます。この状態でカーソルキーの上と下で選択して、Enterキーで入力することができます。この方法を使えば素早く入力していくことができます。

選択肢を入力する際は、図形を使わず、このようにデータの入力規則を活用しましょう。

まとめ

以上が、エクセルでやってはいけないこと7選でした。

今回はやってはいけないこと、として紹介しましたが、状況に応じてその機能を使わなければならない場面もあると思います。

大事なポイントは

1. 他の人がそのエクセルファイルを使うことも考える
2. デザインに時間をかけ過ぎない
3. 『機能を使う』ことを目的化しない

ということです。

※エクセルに使われる人間から使う人間になろう

以上の3点に気を付けて、レベルアップしていきましょう！