【動画】kintoneとGoogle スプレッドシート(Excel)のそれぞれのメリット・デメリットを徹底比較

5つの項目について、比較して紹介します。

まず、kintoneの方が優れた点について紹介します。

1つ目はデータ一覧の表示の違いです。

データを一覧表示した際に、Googleスプレッドシートの場合は、全てのデータを開きますが、kintoneの場合は表示するデータの件数を指定することができます。

データ量が少なければ、全てのデータを開いても良いのですが、データ量が多い際に全てのデータを開いてしまうと、開くのに時間がかかったり、モバイル通信であれば通信制限がかかる可能性を上げてしまいます。また、スペックの低いパソコンやスマートフォンであれば、ブラウザやアプリが落ちて、データを見ることができない可能性もあります。

そこで、kintoneであればデータを表示する件数や項目を設定できるので、データベースに膨大なデータが蓄積されていても、データ一覧のページを素早く開くことができますし、通信制限がかかる可能性や、ブラウザやアプリが落ちる可能性を減らすことができるので安心です。

2つ目は、編集画面の有無です。

グーグルスプレッドシートは、そもそもデータベースシステムではなく、表計算ツールなので、データが全て表示された画面から各データを編集することができます。つまり、各項目は横１行に並べることしかできないです。

kintoneの場合は、編集画面が存在するので、1つのデータを表示して、各項目を編集することができます。kintoneは各項目の位置を自由にカスタマイズできるのが特徴です。

3つ目は、フォームから画像などの添付ファイルを組織外から送信することの可否です。

グーグルスプレッドシートやkintoneは、このようなフォームとデータベースを連携して、フォームから送信したデータをデータベースに入れることができます。

このようなフォームを用意することで、会社などの組織外からもデータを入力することができます。

そこでグーグルスプレッドシートへの送信フォームでは画像などの添付ファイルを設定することができないですが、kintoneであれば添付ファイルを送信することができます。

次に、kintoneよりグーグルスプレッドシートの方が優れた点について紹介します。

1つ目は、計算や関数の得手不得手です。

グーグルスプレッドシートは計算や関数を扱うのが得意ですが、kintoneは苦手です。kintoneでも計算や関数が扱えないわけでは無いんですが、複雑な計算ができなかったり、扱える関数が少なかったり注意が必要です。

2つ目は、自動保存機能の有無です。

グーグルスプレッドシートは編集するたびにデータが自動で保存されバックアップも残るので、保存ボタンを押す必要が無く、誤ってデータを消してしまった場合も、簡単に元に戻すことができます。

kintoneの場合は自動保存はされないので、保存する際は保存ボタンをクリックする必要があります。また、バックアップを取るには、別途拡張料金がかかります。

以上が、グーグルスプレッドシートとkintoneのそれぞれのメリットとデメリットです。

補足でエクセルとも比較するとこのようになります。メリットとデメリットを把握して使い分けてみてください。