この動画では、エクセルでタスク管理表を作成して、タスクの抜け漏れを防ぐ方法を紹介します。

タスクとは、しなければならない仕事のことです。

今から紹介する方法で、仕事を管理することで、仕事を抜け漏れなく効率よくこなすことができるようになります。

まずは完成形を確認します。

• 入力日の欄には、タスクを入力した日付、
• タスクの欄には、しなければならない仕事
• 期限の欄にはタスクの期限を入力します。

タスクが完了したら完了の欄に済(すみ)と入力することで、その行がオレンジ色になり、タスクが完了したことが分かります。

期限の欄は必須ではありませんが、入力しておくと、タスクが完了していない際に、

• 期限の3日前になると黄色
• 期限当日または期限を過ぎると赤色

に色が変わるように設定しておくことで、期限が迫っていることや、漏れていることが分かります。

また未完了のタスクのみ絞り込み表示したり、期限順で並び替えたりすることもできます。

更に動画の後半では、意図しない情報は入力できないように、制限をかける方法も紹介します。

それでは早速作成していきましょう。

• 未完了のタスクのみ絞り込む動画

項目名

まずは、タスク管理表の土台となる、項目名の欄を入力していきます。

右へ情報を入力していく際は、Tabキーを押すと、セルの入力を確定して選択セルを右に移動することができるので、素早く入力することができます。

仮

次に、状況に応じて色が変わる挙動を確認するために、仮で情報を入れていきます。

この動画では、期限の日程と完了済がどうかによって、背景色が変わるように設定するので、次のパターンを作成します。

• 今日から昨日以前の日程
• 今日の日程
• 今日から3日後以内の日程
• 今日から4日後以降の日程

この4つのパターンにそれぞれ、完了していないパターンと完了済のパターンを作成して、計8パターンを作成します。

まず、日付データの欄の一番上に今日から3日前くらいの日程を半角数字と半角スラッシュを使用して入力します。この動画の収録日は2020年11月14日なので、11/11というように入力します。入力したら、そのセルを選択した状態で、セルの右下の小さい四角をクリックしたまま、下へドラッグし、9日分ほど連続する日付を作成します。

これで、

• 今日から昨日以前の日程
• 今日の日程
• 今日から3日後以内の日程
• 今日から4日後以降の日程

のパターンを作成することができました。

次にこの4つのパターンにそれぞれ、完了していないパターンと完了済のパターンを作成します。

今日の日程が1つしかないので、2つに増やします。今日の日程が入ったセルを選択した状態で、Ctrlキーを押しながらCキーを押してコピーします。CopyのCと覚えると覚えやすいです。次に、隣の行のセルを選択した状態で、Ctrlキーを押しながらVキーで貼り付けます。

次に、完了済にしたい行に済みをいれます。1つ済を入れたら、そのセルを選択した状態で、Ctrlキーを押しながらCキーでコピーして、貼り付けたいセルを選択した状態で、Ctrlキーを押しながらVキーで貼り付けます。

これで、状況に応じて色が変わる挙動を確認するための8パターンを作成することができました。

次に入力日も適当に日付データを入力します。期限の日付をコピーしても良いです。コピーしたいセルを選択した状態で、Ctrlキーを押しながらCでコピーして、貼り付け先のセルを選択した状態で、Ctrlキーを押しながらVキーを押して貼り付けます。

表示形式

次に日付データの表示を「年/月/日」(ねん/つき/ひ)というように、年を入れてスラッシュで区切るという表示に設定します。

メリットは

• 年も表示することで、いつの年かが分かるようになるということと
• スラッシュで表示することで、コンパクトに表示することができる

という点です。

入力した日付データを選択すると、数式バーに「年/月/日」というように表示されていることが分かります。数式バーにはそのセルに実際に入力されている情報が表示されます。

つまり実際には「年/月/日」と入力されていますが、表示上は、◯月◯日というように、表示されているということになります。

このように実際に入力されている情報とは違う形で表示する機能のことをエクセルでは表示形式機能と言います。

つまり、表示形式機能を使うことで、「年/月/日」というように、年を入れてスラッシュで区切るという表示に変更することができます。

表示形式機能を使うには、まず設定したいセルを選択します。

ここでは、A列をクリックし、Ctrlキーを押しながらC列をクリックして、複数列を選択した状態にします。

この状態で、上のホームタブにある、数値グループで、表示形式を変えることができます。今回はドロップダウンメニューをクリックして、短い日付形式をクリックします。これで、年を入れてスラッシュで区切る表示に設定することができました。

ちなみに、年月日をスラッシュではなく、何年何月何日というように表示したい場合は、長い日付形式を選択することで、設定することができます。

保存

ここで一旦Ctrlキーを押しながらSキーを押して、ファイルを保存します。SaveのSと覚えると覚えやすいです。

任意のファイル名と保存場所を指定します。

条件付き書式(3日前に迫ったら黄色)

次に、期限が3日前に迫ったら背景色が黄色になるように設定します。

特定の条件に応じて、背景色を変更するには、条件付き書式機能を使います。

エクセルにおける書式というのはセルや文字の見た目のことです。

つまり、条件付き書式機能は、指定した条件に応じて、セルや文字の見た目なども変えることができる機能です。

条件付き書式機能を設定するには、条件付き書式を適用したいセルを選択して、上のホームタブの、条件付き書式から設定することができます。

ここでは、新しいルールをクリックします。

次に、ルールの種類では、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」をクリックします。

すると、条件を入力するボックスが表示されるので、

=AND(C2<=TODAY()+3,D2<>”済”,NOT(ISBLANK(C2)))

と入力します。

AND関数は、引数に入力した条件を全て満たす場合、

という条件を作成することができる関数です。

ここでは、

• C2セルが今日+3日以下の場合、つまり期限が今日から3日後以内の場合

という条件と

• D2セルが”済”以外の場合、つまり完了済でない場合

という条件と

• C2セルが空白でない場合、つまり期限が入力されている場合

という3つの条件を指定しているので、その3つの条件を満たす場合のみ、書式を変更する、という設定になっています。

今回指定したC2セルとD2セルは相対参照なので、

• C2セルは、
  • C2セルが今日から3日後以内の場合かつ、
  • D2セルが済以外の場合かつ、
  • C2セルが空白でない場合に書式を変更
• C3セルは、
  • C3セルが今日から3日後以内の場合かつ、
  • D3セルが済以外の場合かつ、
  • C3セルが空白でない場合に書式を変更
• C4セルは、
  • C4セルが今日から3日後以内の場合かつ、
  • D4セルが済以外の場合かつ、
  • C4セルが空白でない場合に書式を変更

という設定になっています。

相対参照について詳しく知りたい方は、他の動画で紹介してるので参考にしてみてください。

次に、設定した条件を満たした際に、どのように書式を変えるかを設定していきます。

ここでは、背景色を黄色に変える設定をします。書式をクリックして、塗りつぶしタブを開きます。塗りつぶしタブでは背景色を指定することができます。今回は背景色を黄色にしたいので、黄色を選択します。選択できたら、OK、OKをクリックします。

これで、期限が3日前に迫ったら背景色が黄色になるように設定することができました。

条件付き書式(期限当日または期限を過ぎると赤色)

次に、同じく条件付き書式機能を使って、期限当日または期限を過ぎると背景色が赤色になるように設定します。

条件付き書式を設定するセルの範囲を選択して、上のホームタブの、条件付き書式から新しいルールをクリックします。

次に、ルールの種類では、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」をクリックして

条件を入力するボックスに

=AND(C2<=TODAY(),D2<>”済”,NOT(ISBLANK(C2)))

と入力します。

AND関数は、先ほどと同じく引数に入力した条件を全て満たす場合、

という条件を作成することができる関数です。

ここでは、

• C2セルが今日以下の場合、つまり期限が今日より過去の場合

という条件と

• D2セルが”済”以外の場合、つまり完了済でない場合

という条件と

• C2セルが空白でない場合、つまり期限が入力されている場合

という3つの条件を入力しているので、その3つの条件を満たす場合のみ、書式を変更する、という設定になっています。

今回指定したC2セルとD2セルは相対参照なので、

• C2セルは、
  • C2セルが今日より過去の場合かつ、
  • D2セルが済以外の場合かつ、
  • C2セルが空白でない場合に書式を変更
• C3セルは、
  • C3セルが今日より過去の場合かつ、
  • D3セルが済以外の場合かつ、
  • C3セルが空白でない場合に書式を変更
• C4セルは、
  • C4セルが今日より過去の場合かつ、
  • D4セルが済以外の場合かつ、
  • C4セルが空白でない場合に書式を変更

という設定になっています。

次に、設定した条件を満たした際に、どのように書式を変えるかを設定します。

ここでは、背景色を赤色に変える設定をします。書式をクリックして、塗りつぶしタブから、赤色を選択します。選択できたら、OK、OKをクリックします。

これで、期限当日または期限を過ぎると背景色が赤色になるように設定することができました。

条件付き書式(完了)

次に、同じく条件付き書式機能を使って、完了の欄に済(すみ)が入力されていると、その行がオレンジ色になるように設定します。

条件付き書式を設定するセルの範囲を選択して、上のホームタブの、条件付き書式から新しいルールをクリックします。

次に、ルールの種類では、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」をクリックして

条件を入力するボックスに

=$D2=”済”

と入力します。

これで、D2セルが済だったら書式を変更するという設定になります。

今回指定したD2セルは、D列が絶対参照で、2行目は相対参照に設定しているので、

• A2～E2セルは、D2セルが”済”だったら書式を変更
• A3～E3セルは、D3セルが”済”だったら書式を変更
• A4～E4セルは、D4セルが”済”だったら書式を変更

という設定になっています。

次に、設定した条件を満たした際に、どのように書式を変えるかを設定します。

ここでは、背景色をオレンジ色に変える設定をします。書式をクリックして、塗りつぶしタブから、オレンジ色を選択します。選択できたら、OK、OKをクリックします。

これで、完了の欄に済(すみ)が入力されていると、その行がオレンジ色になるように設定することができました。

条件付き書式の閲覧・編集・削除

現在設定している条件付き書式を閲覧・編集・削除したい場合は、条件付き書式が設定されているセルを選択した状態で、上のホームタブから、条件付き書式、ルールの管理をクリックすると、現在設定している条件付き書式を表示して、編集したり削除することができます。

そのシートの全ての条件付き書式を表示したい場合は、書式ルールの表示の欄をこのワークシートの変更すると、そのシートの全ての条件付き書式を表示することができます。

同じセルに複数の条件付き書式が適用されている場合は、上にある条件付き書式が優先的に適用されます。

もし並び順を変更したい場合は、並び順を変更したい条件付き書式を選択した状態で、ここのボタンをクリックすることで、並び替えることができます。また、キーボードのショートカットキーを使う場合は、Ctrlキーを押しながら、上下のキーを押して並び替えることができます。

保存

ここで一旦Ctrlキーを押しながらSキーを押して、ファイルを保存しておきます。

テーブル

次に、入力表にテーブルを設定します。

テーブルというのは日本語で表という意味です。表にテーブルを設定することで、いくつかのメリットがあります。

1つ目は、表が縞々のデザインになって、見やすくなることです。デザインは豊富なテンプレートの中から選択するだけで、簡単に変更することができます。

2つ目は、データの並び替えや絞り込みができるようになることです。タスク管理表であれば、期限順に並び替えたり、未完了のタスクのみ絞り込んだりして活用することができます。

• 絞り込み

3つ目は、データを追加した際に、条件付き書式の適用範囲やセルの参照範囲が自動で広がることです。例えば、さきほど設定した条件付き書式は2行目から10行目までに設定したので、11行目以降に追加されたデータには適用されません。ですが、表にテーブルを設定しておくと、データを追加した際に、自動で条件付き書式の適用範囲が広がるため、11行目以降に追加されたデータにも適用されるようになります。

以上のメリットから、このようなデータの一覧表を作成する際は、早めにテーブルを設定しておくのがおすすめです。

テーブルを設定するには、テーブルを設定したい表のどこかをクリックして選択した状態で、Ctrlキーを押しながらTキーを押します。TableのTと覚えると覚えやすいです。Ctrlキーを押しながらTキーを押すと、テーブルの設定メニューが表示されます。まずは、テーブルを設定する範囲を指定します。基本的にはこのように自動で選択されますが、正しく選択されていない場合は、表をドラッグして選択し直してください。テーブルを設定する範囲が正しく入力されていることを確認したら、先頭行は見出しなので、先頭行をテーブルの見出しとして使用するにチェックが入っていることを確認して、OKをクリックします。

これでテーブルを設定することができました。

データを絞り込んだり並び替えたりしたい場合は項目名の横の下三角形からデータを絞り込んだり並び替えたりすることができます。

データを追加して、条件付き書式が適用されていることも確認できます。

Ctrlキーを押しながらZキーを押して、元に戻しておきます。戻しすぎた場合はCtrlキーを押しながらYキーで元に戻す前の状態に戻すことができます。YarinaoshiのYと覚えると覚えやすいです。

もし表のデザインを変更したい場合は、テーブルを設定した表のどこかを選択した状態で、テーブルデザインタブのテーブルスタイルのオプションとテーブルスタイルのグループから変更することができます。

この動画ではそのままのデザインで進めます。

寄せ

次に、見やすさを向上するため、セル内の文字を寄せる方法を紹介します。

この動画では、入力日、期限、完了の欄を中央寄せにします。お好みで設定してみてください。

まずは、文字を寄せたいセルを選択します。

今回は、複数列選択したいので、1つ目のセルの範囲を選択した後、2つ目以降の範囲はCtrlキーを押しながらクリックして選択します。

セルを選択できたら、上のホームタブから配置グループで寄せる方向を決めることができます。

ここでは中央寄せボタンをクリックします。

すると、選択されているセル内の文字を中央寄せにすることができました。

データを追加して、新しいデータにも中央寄せが適用されていることも確認できます。

Ctrlキーを押しながらZキーを押して、元に戻しておきます。戻しすぎた場合はCtrlキーを押しながらYキーで元に戻す前の状態に戻すことができます。

保存

ここで一旦Ctrlキーを押しながらSキーを押して、ファイルを保存しておきます。

入力制限(日付)

次に、日付データの入力欄に日付データ以外は入力できないように設定していきます。日付データ以外は入力できないように設定することで、日付データを元に設定している条件付き書式でエラーが起こる可能性を減らすことができます。

指定した情報以外は入力できないように制限をかけるには、データの入力規則機能を使います。

データの入力規則機能を使うには、まず入力制限をかけたいセルを選択します。今回、日付データの範囲は複数あるので、1つ目の範囲をドラッグで選択した後、2つ目以降はCtrlキーを押しながらドラッグして選択します。

入力制限をかけたいセルを選択できたら、上のデータタブからデータの入力規則をクリックします。

データの入力規則メニューが開いたら、設定タブから入力値の種類を日付に設定します。

これで、日付データ以外は入力できないように設定することができます。

次に、入力できる日付の範囲を設定する必要があるので、データを次の値以上に設定し、開始日を入力する可能性がある日付の1番過去の日付を入力してください。

ここでは、2020/11/11と入力します。

設定できたら、OKをクリックします。

これで、日付以外のデータを入力しようとすると、エラーメッセージが表示されて、入力できないように設定することができました。

表にはテーブルを設定しているので、新しくデータを追加した行も、データの入力規則機能が適用されます。

入力制限(リスト)

次に、完了の欄に”済”以外は入力できないように設定します。

完了の欄は済という文字が一文字で入った場合のみ、オレンジ色になるので、済みというように送り仮名が入った場合はオレンジ色にはなりません。

そこで、済という文字、一文字以外は入力できないように制限をかけることで、条件付き書式が正しく機能するように設定することができます。

まずは、先ほどと同じように、入力制限をかけたいセルを選択します。

入力制限をかけたいセルを選択できたら、上のデータタブからデータの入力規則をクリックします。

データの入力規則メニューを開いたら、設定タブから入力値の種類をリストに設定します。

リストでは、入力を許可する文字列を複数指定することができます。ここでは済という文字のみ許可するので、複数ではありませんが、1つでも使うことができます。

元の値のボックスには、済と入力します。もし、済以外に着手中という文字の入力も許可したい場合は、済,着手中と入力することで、済という文字と着手中という文字のみ入力を許可することができます。

ドロップダウンリストから選択するにチェックが入っていると、このように、セルの横の下三角形から入力することができます。複数の文字の入力を許可している場合は、このように選択肢が表示されて、選択して入力することができるので便利です。

設定できたら、OKをクリックします。

これで、済以外を入力しようとすると、エラーメッセージが表示されて、入力できないように設定することができました。

セルの右にある下三角形をクリックすると、入力を許可した文字一覧が表示され、選択して入力することができます。

キーボードのショートカットキーで入力したい場合は、Altキーを押しながら下キーを押すことで選択肢を表示することができます。そのままカーソルキーで選択し、Enterキーで確定して入力することができます。

表にはテーブルを設定しているので、新しくデータを追加した行も、データの入力規則機能が適用されます。

• 着手中バージョンも録画しておく

削除

最後に、仮で入力したデータを削除しておきます。1つ目のデータ以外の行を選択して、右クリックから削除をクリックして、削除します。

次に、1行目のデータを選択した状態で、Deleteキーで削除します。

データ幅の調整

タスクを入力していく過程で、列幅が足りず情報が表示しきれない場合はその列名の右側の境目をダブルクリックすると、情報量に合わせて自動で、列幅を調整することができます。

Ctrlキーを押しながらZキーを押して、元に戻しておきます。戻しすぎた場合はCtrlキーを押しながらYキーで元に戻す前の状態に戻します。

保存

ここでCtrlキーを押しながらSキーを押して、ファイルを保存しておきます。

おわりに

以上がエクセルでタスク管理表を作成して、タスクの抜け漏れを防ぐ方法でした。

Google Keep

スマホで手軽にタスク管理をしたい方は、Google Keepというスマホアプリがおすすめです。Google Keepを使ってタスクを漏れなく効率よく処理する方法については他の動画で紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。